A partire dal 1° gennaio 2025, tutti gli amministratori di società, siano esse di persone o di capitali, devono avere o dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) personale, per poi comunicarla alla Camera di Commercio. Questo nuovo obbligo è stato introdotto dal comma 860 dell’art. 1 della Legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024), che modifica l’articolo 5 del D.Lgs. n. 179/2012, già in vigore per le imprese individuali e le società.

L’obiettivo di tale disposizione, secondo il Legislatore, è migliorare la trasparenza e facilitare le comunicazioni ufficiali tra gli amministratori di società e le autorità competenti. La PEC sarà utilizzata come strumento di contatto formale e certificato per comunicazioni legali e amministrative.

Sulla base di alcuni quesiti posti da Confartigianato, forniamo i chiarimenti inviati dal Ministero delle imprese. Le interpretazioni fornite dal Ministero modificano in parte i primi orientamenti assunti dalle Camere di commercio optando, purtroppo, per un’applicazione più onerosa per le imprese.

In sintesi, il Ministero, pur riconoscendo che la norma non appare “perfettamente coordinata con il contesto normativo in cui è inserita”, stabilisce che:

• l’obbligo in esame si applica a tutte le società, non solo a quelle iscritte nel Registro a partire dal 1° gennaio 2025, come ritenuto in un primo momento dal Sistema camerale. Il Ministero, pertanto, assegna – per le società già iscritte prima di tale data – un termine entro cui gli amministratori saranno tenuti a comunicare gli indirizzi PEC: il 30 giugno 2025;
• l’obbligo riguarda tutte le forme societarie previste dall’ordinamento, ad esclusione delle società semplici (con la sola eccezione delle soc. semplici agricole), le società di mutuo soccorso, i consorzi e le società consortili. Vengono, invece, ricomprese nell’obbligo le reti di imprese purché ricorrano le seguenti condizioni: siano iscritte nella sezione ordinaria del registro imprese, siano dotate di personalità giuridica e di un fondo comune e svolgano un’attività commerciale verso terzi;
• l’obbligo riguarda tutti gli amministratori societari e per estensione anche i liquidatori delle società e, più in generale, i soggetti cui compete il potere di gestione degli affari sociali, con funzioni di dirigenza ed organizzazione;
• in caso di un’impresa con pluralità di amministratori, deve essere iscritto un indirizzo PEC per ciascuno di essi;
• l’amministratore non può utilizzare come proprio indirizzo PEC quello della società. Al riguardo il MIMIT, discostandosi dal primo orientamento delle Camere, prevede che le imprese che abbiamo optato per la coincidenza dei due recapiti, dovranno conformarsi alle nuove indicazioni entro il termine del 30 giugno 2025.
• nel caso in cui un medesimo soggetto svolga l’incarico di amministratore in più società, potrà indicare per ciascuna di esse il medesimo indirizzo PEC, ovvero – a propria scelta – dotarsi di più indirizzi differenti in relazione a ciascuna o a gruppi di esse;
• la comunicazione e la variazione degli indirizzi PEC è esente dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria. Nel caso in cui tali comunicazioni o variazioni siano presentate al registro delle imprese unitamente ad una domanda di iscrizione o deposito di un atto (ad esempio, della nomina o del rinnovo dell’amministratore medesimo) si applica l’ordinaria disciplina concernente i diritti di segreteria;
• a fronte di una domanda di iscrizione, ovvero di un atto di nomina o di rinnovo di un amministratore, da parte di una impresa che non ha adempiuto all’obbligo in esame, la Camera di commercio dovrà disporre la sospensione del procedimento, assegnando all’impresa un termine, non superiore a 30 giorni, per l’integrazione del dato mancante, procedendo altrimenti al rigetto della domanda;
• è applicabile l’ordinaria sanzione ammnistrativa per le mancate comunicazioni al Registro imprese da 103 euro a 1.032 euro (art. 2630 codice civile), salva la riduzione dell’importo della sanzione ad un terzo nel caso in cui la comunicazione avvenga «nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti».